Le spese anticipate e i rimborsi spese hanno un trattamento particolare nel regime forfettario.

Occupiamoci per prima cosa dei rimborsi spese.

Nel regime contabile ordinario, dove posso dedurre analiticamente i costi i rimborsi spese non costituiscono un problema. Immagina di doverti recare da un cliente lontano e avere dei costi relativi alla trasferta (viaggio, albergo ecc). Nel regime ordinario emetterai una fattura per le tue prestazioni es. 3000 euro + le spese di trasferta es. 200 euro. Quindi emetterai una fattura di 3200. Nella tua contabilità metterai come spese le fatture relative ai costi della trasferta e quindi avrai ricavi per 3200, costi per 200 e pagherai le tasse su 3000.

Nel regime forfettario questo non è possibile perché i costi sono determinati forfettariamente (da qui il nome del regime) e non possono essere in alcun modo detratti anche se indicati analiticamente. Supponiamo, nell'esempio di prima che la tua percentuale di redditività del 78%, quindi con un 22% di costi forfettizzati. Nel caso visto prima a fronte di una fattura di 3.200 euro le tasse le pagherai su 2.496 (3200 - 3200 x 22%), questo indipendentemente dai costi che hai subito. Esiste una eccezione a questa regola, che è data dalle spese antipate (e documentate) per conto di terzi.

Parliamo quindi ora delle spese anticipate.

Se anticipo delle spese per conto di un cliente, su queste posso non pagare le tasse, ma a precise condizioni. Ipotizziamo un web designer che acquisti uno spazio web per conto di un suo cliente dove installare il sito che ha fatto. Nella fattura che farà al cliente potrà inserire la voce 1000 euro sviluppo sito web e 200 euro per rimborso spese acquisto spazio web per conto del cliente per un totale di 1.200 euro. Se la fattura per lo spazio web è intestata direttamente al cliente finale su i 200 possono non pagare le tasse. Questo perché mi sono limitato ad anticipare il pagamento di una fattura intestata al mio cliente e poi mi faccio rimborsare solamente la cifra spesa. 

Quindi affinché si possa parlare spese anticipate non imponibili devono sussistere le seguenti caratteristiche:

1 - le spese devono essere analitiche

2 - la fattura o il documento di spesa deve essere intestato direttamente al cliente

3 - la spesa deve essere pagata con metodi tracciati (Carta di credito, Bonifico ecc..)

in tutti gli altri casi ci troviamo di fronte a un rimborso spese che per il forfettario è un ricavo e sul quale paga tasse e contributi