Le spese anticipate e i rimborsi spese hanno un trattamento particolare nel regime forfettario.

Occupiamoci per prima cosa dei rimborsi spese.

Nel regime contabile ordinario, dove posso dedurre analiticamente i costi i rimborsi spese non costituiscono un problema. Immagina di doverti recare da un cliente lontano e avere dei costi relativi alla trasferta (viaggio, albergo ecc). Nel regime ordinario emetterai una fattura per le tue prestazioni es. 3000 euro + le spese di trasferta es. 200 euro. Quindi emetterai una fattura di 3200. Nella tua contabilità metterai come spese le fatture relative ai costi della trasferta e quindi avrai ricavi per 3200, costi per 200 e pagherai le tasse su 3000.

Nel regime forfettario questo è possibile ma solamente ad alcune condizioni:

Spese anticipate in nome e per conto del Cliente.

Se anticipo delle spese per conto di un cliente, su queste posso non pagare le tasse, ma a precise condizioni. Ipotizziamo un web designer che acquisti uno spazio web per conto di un suo cliente dove installare il sito che ha fatto. Nella fattura che farà al cliente potrà inserire la voce 1000 euro sviluppo sito web e 200 euro per rimborso spese acquisto spazio web per conto del cliente per un totale di 1.200 euro. Se la fattura per lo spazio web è intestata direttamente al cliente finale su i 200 posso non pagare le tasse. Questo perché mi sono limitato ad anticipare il pagamento di una fattura intestata al mio cliente e poi mi faccio rimborsare solamente la cifra spesa. 

Quindi affinché si possa parlare spese anticipate non imponibili devono sussistere le seguenti caratteristiche:

1 - le spese devono essere analitiche

2 - la fattura o il documento di spesa deve essere intestato direttamente al cliente

3 - la spesa deve essere pagata con metodi tracciati (Carta di credito, Bonifico ecc..)

in tutti gli altri casi ci troviamo di fronte a un rimborso spese che per il forfettario è un ricavo e sul quale paga tasse e contributi

Per informazioni su come inserire le spese anticipate in App dai un'occhiata a questa FAQ: https://assistenza.forfettapp.it/support/solutions/articles/11000101990

Rimborsi spese:

In questo caso la spesa è intestata a te (per esempio il biglietto del treno o l'albergo per andare dal cliente) che poi tu riaddebiti in fattura, voce per voce.

Fino al 2024 questi importi erano sempre un ricavo ma dal 2025 la riforma dell'art. 54 del TUIR (D.Lgs. 192/2024) ha escluso dal reddito dei professionisti in regime ordinario i rimborsi addebitati analiticamente al committente.

Questa novità riguarda solo chi esercita un'arte o una professione, se invece la tua è un'attività d'impresa (artigiano o commerciante iscritto in Camera di Commercio), la norma non ti riguarda e i rimborsi spese a tuo nome restano ricavi.

Se sei un Professionista in Gestione Separata è quindi possibile sostenere che lo stesso principio valga anche per te e che questi rimborsi non facciano reddito. Attenzione però: la normativa è ancora controversa.

La riforma non ha modificato la disciplina specifica del regime forfettario (art. 1, c. 64, L. 190/2014) e non c'è ancora un chiarimento ufficiale dell'Agenzia delle Entrate che dica che la regola vale anche per i forfettari.

Il nostro consiglio è di agire in modo prudenziale: non segnare questi rimborsi spese come non imponibili in ForfettApp, ma lasciarli nei ricavi. Pagherai imposta sostitutiva e contributi anche su queste somme, ma eviti il rischio di una contestazione.

Se decidi comunque di seguire l'interpretazione favorevole, fallo solo se la spesa è analitica (importo uguale a quello speso, con il giustificativo conservato e caricato in App), documentata e pagata con metodi tracciati.

Seguiremo gli sviluppi e, se arriva un chiarimento ufficiale, aggiorneremo questa FAQ.

La modalità di inserimento della spesa in App è la medesima delle Spese anticipate e illustrata in questa FAQ: https://assistenza.forfettapp.it/support/solutions/articles/11000101990